Il contesto di riferimento
L’ambiente iper-connesso e globalizzato in cui si trova ad operare oggi ogni organizzazione, rende sempre più obsoleti i classici modelli di business e di leadership. In tale contesto, Volatile-Incerto-Complesso-Ambiguo, risulta sempre più difficile conseguire un vantaggio competitivo, che sia sostenibile nel tempo. A questi fattori si aggiungono anche i cambiamenti sociali, culturali e climatici, che rendono instabile e mettono a rischio l’intero ecosistema.
Nasce, quindi, l’esigenza delle imprese di attuare una trasformazione culturale, organizzativa, strategica, sociale, ambientale, il cui obiettivo è creare nuove relazioni e connessioni tra persone, luoghi e cose per stare al passo con il cambio culturale delle nuove generazioni, essere sostenibili e prosperare nel tempo.
In questo nuovo contesto, altamente incerto e complesso, il modo di decidere deve profondamente cambiare: non può essere più solo un approccio per soddifare l’azionista ed il cliente, ma deve prendere in considerazione l’impatto che le nostre decisioni hanno sull’intera catena del Valore, a monte e a valle: approccio strategico e sistemico.
Di contro molte organizzazioni lavorano nei silos e le decisioni spesso non sono condivise. Questo porta ad una mancanza di comunicazione ed engagement, che genera disallineamento e discontinuità tra parte strategica e parte esecutiva.
Il Ruolo del Project Manager e Project Leader nella gestione di progetti complessi per le organizzazioni
Ci sono differenze sostanziali tra la figura del Project Manager e Project Leader, anche se entrambe caratterizzate dall’avere un obiettivo comune: il successo del progetto.
Mentre il Project Manager ha la responsabilità di implementare la strategia, occupandosi di stabilire scadenze, di far sì che queste vengano rispettate, monitorare i risultati e garantendo che il progetto si attenga al budget concordato nella strategia, il project leader è la figura deputata alla comunicazione tra i membri del team, offrendo un supporto tangibile dal punto di vista emotivo, per raggiungere i risultati stabiliti nella pianificazione strategica.
I Project Leader devono basarsi sulla comprensione della strategia aziendale per aiutare i decisori a comprendere i progetti in modo più efficiente, poiché non sempre beneficiano della corretta comunicazione. Disporre di dashboard possono agevolare le parti interessate ad informare sullo stato di un progetto e trasmettere ciò che è necessario per rendere l’implementazione di successo.
Focalizzando la nostra attenzione sul Project Leader andiamo a vedere quali sono le principali skills. Un Project Leader deve possedere un insieme di competenze trasversali, oltre a quelle specifiche di settore, che gli permettono di guidare il team con successo.
Team Management
Per raggiungere gli obiettivi del progetto, i Project Leader devono creare un team di individui con le giuste competenze e conoscenze e incoraggiare la collaborazione. La gestione di successo del team prevede il lavoro di squadra, la definizione degli obiettivi e revisioni regolari delle prestazioni.
Comunicazione
Una forte dote comunicativa è un’abilità essenziale per la gestione dei progetti, al fine di trasmettere idee in modo efficace, facilitare la comunicazione e dirigere team.
La comunicazione può essere utilizzata su diverse aree di intervento: ispirare i membri del team a collaborare in un modo che non sono abituati, negoziare con i diversi stakeholder del progetto su linee temporali e le loro aspettative, la rimozione di qualsiasi ambiguità sulle attività di progetto per ogni membro del team.
Oltre al trasferimento di conoscenze e informazioni, un Project Leader si differenzia per la sua capacità di mostrarsi trasparente, affidabile, focalizzato e fiducioso e fa leva sulle capacità del Team per trovare soluzioni migliori.
Ascolto
Avere la capacità di mettersi in ascolto attivo, comprenderne le preoccupazioni e i feedback e lavorare per correggere eventuali problemi, al fine di evitare interruzioni della produttività.
Risoluzione dei conflitti
Niente rallenta un progetto come un conflitto. Quando un gruppo eterogeneo di individui lavora a stretto contatto, il conflitto è spesso inevitabile. I Project Leader devono riconoscere rapidamente i conflitti emergenti e lavorare per ridurre le tensioni o le controversie tra i membri del team. Un ambiente di lavoro dovrebbe essere armonioso per poter prosperare.
Team Leadership
La leadership è l’abilità più critica per il successo nel ruolo. I Project Leader devono lavorare senza pregiudizi per garantire che tutti i membri del team siano trattati allo stesso modo. La leadership richiede una combinazione di risoluzione dei conflitti, gestione, comunicazione e mettersi al loro servizio per soddisfare le esigenze individuali. Definire obiettivi in linea con i requisiti del progetto e fornire al team gli strumenti necessari per raggiungerli. Il ruolo di project leader non è pensare a se stesso solo come un insegnante, ma essere anche uno studente che apprende.
Organizzazione
Le forti abilità organizzative sono cruciali per la creazione e il mantenimento delle scadenze, delegando i compiti e rendendo efficaci i programmi.
Pensiero critico e creativo
Trovare soluzioni creative, anticipare i potenziali ostacoli nella produttività e superare gli ostacoli sono capacità essenziali.
Time Management
Grande abilità della gestione delle attività nel tempo e comprendere le capacità e i livelli di abilità del team per garantire che tutti i compiti siano completati in modo efficiente.
Il Ruolo del Dream Leader: evoluzione strategica del Project Leader
Mentre il Project Leader segue la fase di esecuzione di una strategia e anche più progetti contemporanei, il Dream Leader, o Strategic Project Leader, segue la parte strategica del progetto e coinvolge attivamente la parte operativa nella fase di scelta strategica. I vantaggi di coinvolgere la parte operativa? Raccogliere insight di valore e ridurre drasticamente i tempi di execution.
Se volessimo sintetizzare con una definizione gli obiettivi del Dream Leader e Project Leader/Manager
- Dream Leader: do the right thing (strategia)
- Project Leader/Manager: do the thing right (execution)
Il ruolo strategico del Dream Leader ha piena attuazione se c’è un processo che abilita le sue capacità. Il processo esiste e si chiama metodologia Lean Decision Quality®. Essa può essere integrata, in maniera armonica, con il Project Management, per farlo diventare Strategic, ottenendo così il massimo da ogni fase: Ideazione, Strategia, Esecuzione. E’ un approccio, una filosofia di pensiero multidisciplinare, basato su domande finalizzate a guidarti passo per passo dalla definizione di un obiettivo alla scelta della giusta direzione, con commitment, coerenza e confidenza. Grazie ad un approccio semplice e visuale facilita la riduzione della complessità del progetto globale.
Strategic Project Management = Lean Decision Quality (fa la cosa giusta) + Project Management (implementala nel modo corretto).
Il metodo Lean Decision Quality® consente di definire, strutturare e sviluppare l’obiettivo, allinearlo alla identità e strategia aziendale, per trovare la miglior soluzione possibile e massimizzare il valore del nostro investimentoattraverso:
- Processi che permettono di definire centri decisionali, ruoli e responsabilità precise per generare commitment, collaborazione e condivisione degli obiettivi, al fine di ridurre le tempistiche di implementazione, rompere i Silos Organizzativi e guidarti, passo dopo passo, verso una decisioni di qualità
- Strumenti che consentono di creare insight di valore, facilitare le decisioni, mitigare i bias cognitivi e aumentare le performance e la produttività
- Diversity che permette di coinvolgere le persone giuste, che lavorano sul problema corretto, nella giusta direzione. Favorire il confronto tra diverse esperienze, competenze e modi di pensare, consente di vedere il problema da differenti angolazioni e di ridurre l’incertezza complessiva in piccole componenti – secondo l’approccio del “dividi et impera“. In questo modo, ciascun individuo, coinvolto nella decisione, contribuirà all’interno della propria area di competenza: persone diverse apportano competenze ed esperienze diverse al decisore o al processo decisionale. Il coinvolgimento attivo produrrà, inoltre, Engagement – motivazione a fare e sentirsi parte di.
Inoltre, Lean DQ ha il grande pregio di eliminare la discontinuità tra Strategia ed Execution coinvolgendo attivamente, in un dialogo continuo tra le parti Decision Makers e Team di Progetto, il cui ruolo chiave è recitato dal Dream Leader. Quest’ultimo insieme al Dream Team instaurerà un dialogo continuo con esperti e coloro che andranno ad implementare la soluzione per la raccolta di informazioni rilevanti per la ricerca della miglior soluzione. L’allineamento tra area strategica ed operativa permette una riduzione delle tempistiche di implementazione di almeno del 40% (Fonte: Stanford University e Stratego)
Per comprendere meglio il processo, di seguito vengono illustrati i principali ruoli e responsabilità della Lean Decision Quality®, evoluzione della Decision Quality della Stanford University.
Il Dream Leader ha la responsabilità di pianificare, coordinare e gestire tutte le fasi del processo tra Decision Maker e Dream Team.
Il Dream Leader deve possedere, oltre alle capacità elencate per il Project Leader, forti doti di leadership, combinata con i diversi stili a seconda dell’interlocutore e della fase in cui si trova il processo.
Leadership Collaborativa
- Incoraggiare e gestire una discussione equilibrata e sana sia con i Decision Maker che con il Dream Team
- Mantenere il gruppo focalizzato sulle attività e nei tempi previsti; cercare sempre un accordo di gruppo sui cambiamenti delle attività o nel programma
- Adattare il processo a riunione che non funzionano
- Gestire l’interazione di gruppo, ma non fornire contenuti tecnici o giudizi sulla qualità
Leadership Direttiva
- Esperto nel condurre il processo decisionale
- Guidare il gruppo attraverso compiti specifici relativi alla decisione
- Garantire la qualità del lavoro prodotto da ogni riunione e fase di sviluppo del progetto
- Gestire le attività per massimizzare il contributo
- Sfidare la squadra se c’è carenza di qualità
- Incaricare il team di migliorare la qualità secondo necessità dopo la riunione
Il processo Lean Decision Quality può essere utilizzato anche dal Project Leader / Manager nella fase di execution per trovare la miglior soluzione nel risolvere velocemente problemi o cogliere opportunità.
Avere nelle organizzazioni, soprattutto complesse, figure chiave come il Dream Leader può fare la differenza per il Decision Maker ed il Team preposto per trovare la miglior soluzione possibile.
Se vuoi trovare soluzioni, affidati alla tua esperienza, se invece desideri trovare le miglior soluzioni allora utilizza il metodo Lean Decision Quality ed affidati a Dream Leader esperti.
La combinazione di Lean Decision Quality e Dream Leader permette di
- definire sempre la miglior soluzione condivisa
- rendere armonica e sinergica la fase Strategica con quella Operativa
per massimizzare il valore del tuo investimento e ridurre i rischi.
